La documentazione è omogenea; trattasi di schedoni doppi, in cartoncino, tipo cartelline d'archivio, recanti sia all'esterno che all'interno le indicazioni a stampa delle voci da riempire. In realtà questo lavoro rimase incompiuto e quasi tutti i dati previsti risultano mancanti. Gli schedoni, privi di data esternamente, possono contenere il "modulo di revisione" e il "testo della voce", ma di frequente uno di questi documenti, o entrambi, mancano. Può invece essere stata inserita la lettera - in realtà altro modulo a stampa - di accettazione dell'incarico da parte dei collaboratori.

Oltre alla numerazione di corda dei fascicoli, è stata riportata la numerazione dei singoli schedoni in essi contenuti, numerazione che riparte da uno per ogni lettera alfabetica. Tra parentesi si riporta la numerazione originaria, della quale si è dato solo i due estremi, indipendentemente dalle lacune intermedie.
Nel riordinamento di questa documentazione è stato mantenuto l'ordine alfabetico delle categorie ed i singoli schedoni sono stati riuniti in fascicoli, ma spesso manca la voce della categoria ed il monumento è quindi rimasto inserito nell'ordine alfabetico non secondo la voce di categoria cui dovrebbe appartenere, ma di singolo documento. Si tratta di voci isolate, di cui si dà notizia, o di documenti per i quali era incerta l'attribuzione ad una categoria (es. Marmorata).